תפקידי הועדה

לבדוק הצעות מחירים המוגשות לרשות בעקבות פרסום המכרז ולהמליץ בפני ראש הרשות על ההצעה שלדעת הוועדה ראויה לאישור.
על הועדה להמציא למועצה ולמבקר הרשות אחת לשנה את רשימת הספקים והקבלנים וכן רשימת הספקים והקבלנים שראש הרשות פנה אליהם בפועל לשם מכרז זוטא.
על הרשות המקומית המעוניינת לצאת למכרז, לפנות למועמדים בדרך של פרסום מודעה בשני עיתונים יומיים לפחות, שאחד מהם, לפחות הוא בשפה העברית.
על ועדת המכרזים להכיר כי כל תקלה בהכנת המכרז תגרום לשיבוש בעבודת הוועדה ועלולה לגרום להפסדים כספיים לרשות, או לסחבת ממושכת בטיפול במכרז, או לכישלון המכרז בערעור לבג"צ.
שלב פתיחת תיבה הצעות הוא שלב חשוב בעבודת הוועדה. כלליו מפורטים בחוק, כדי להבטיח שעקרונות השוויון והפומביות יישמרו. לוועדה יש מעין "סמכות שיפוטית".
הועדה רשאית לערב בשיקוליה גם שיקולים נוספים מלבד מחיר, כמו טיב העבודה או הטובין, לוח הזמנים המוצע והעדפת תועלת הציבור.

שלבים עיקריים של מכרז פומבי
1. יציאה למכרז

א. הודעה בעיתונות – אשר בה יפורטו נושא המכרז, עד מתי ניתן להגיש הצעות והיכן ניתן לקבל את מסמכי המכרז.
ב. החומר שיימסר לפונים בעניין המכרז – תנאי המכרז, תנאים מוקדמים להשתתפות במכרז, נוסח החוזה המוצע, נוסח "מסמך הצעות למשתתף במכרז", לוחות זמנים מדויקים ותנאי תשלום, תוכניות מושלמות ומפרטים מלאים, כתבי כמויות וטפסי הצעות מחירים, חומרים וציוד שהרשות תעמיד לצורך ביצוע העבודה, נוסחי ערבויות ותנאיהם המדויקים וכל מידע או מסמך אחר שימצא ראש הרשות לנכון לדרוש.
ג. מעטפת מכרז – בנוסף למסמכי המכרז הפונה יקבל מעטפה ריקה אשר עליה מוטבע מספר המכרז, מספר זה יופיע גם בפנקס המכרזים. באמצעות מעטפה זו יוגשו מסמכי המכרז השונים והצעות המגיש.
ד. הכנת מסמכי המכרז – יש לתת תשומת לב לשני כללים:

1. הבהרה מושלמת ומדויקת של הדרישות:

* ניסוח מדויק של טיוטת החוזה אשר ייחתם עם מי שיזכה במכרז.
* קביעת לוחות זמנים מפורטים למסירת עבודות ולביצוע תשלומים.
* כתיבת מפרטים מלאים ומדויקים.
* פירוט מלא של כתבי כמויות.
* דרישות לניסוח ברור ומפורט של הצעות המחיר (באם הסכומים כוללים מע"מ, דרישה לציין הנחה באחוזים ולא בסכומים וכדומה).
* קביעת הערבות ותנאיה המפורשים.

2. הבטחת אופציות לרשות המקומית:

* הגדרת הדברים שהרשות רוצה להקנות לעצמה.
* התנית אפשרות לשיקול דעת, מאוחר יותר, של הרשות.
* קביעת כללים ברורים וידועים מראש לגבי תוספות ושינויים שיתבקשו במהלך העבודה.

ה. בקרה על מסמכי המכרז

1. בדיקה מדויקת של כל מסמכי המכרז ע"י כל אנשי המקצוע הרלבנטיים לנושא המכרז וכן בקרה משפטית של היועץ המשפטי.
2. יו"ר ועדת המכרזים יוודא שאכן כל ההכנות נעשו כדבעי להצלחתו של המכרז – על ועדת המכרזים להכיר כי כל תקלה בהכנת המכרז תגרום לשיבוש בעבודת הוועדה ועלולה לגרום להפסדים כספיים לרשות, או לסחבת ממושכת בטיפול במכרז, או לכישלון המכרז בערעור בג"צ.
ו. המועד האחרון – ייקבע בהתחשב לנושא המכרז ותנאיו ובכל מקרה לא יהא מוקדם מ – 7 ימים ולא מאוחר מ – 90 ימים מיום פרסום ההודעה.
ז. אומדן של מומחה – לפני תום מועד להגשת ההצעות יפקיד יו"ר הוועדה (או אדם שהוסמך מטעמו) בתיבת המכרזים אומדן מפורט של ההכנסות או ההוצאות הכרוכות בביצוע החוזה. במידה ונושא המכרז הינו חוזה להעברת מקרקעין, תופקד בתיבה שומת המקרקעין. כמובן שסכומי האומדן יישארו חסויים עד לפתיחת מעטפות המציעים וישמשו מעין אמת מידה אובייקטיבית לזיהוי.

2. קבלת מסמכי המכרז
המציע יכניס למעטפת המכרז את כל מסמכי המכרז, כשהם חתומים על ידי וכן מסמכים נוספים שיידרש להמציא. במקרים מסוימים מתבקשים הקבלנים לשלש לתיבה 2 מעטפות, בראשונה פרטים העונים על תנאים מקדימים להשתתפות במכרז, בשנייה הצעת המכרז.
מעטפות מסמכי המכרז של המציעים יוכנסו לתיבת המכרזים הנעולה ב 2 מנעולים אשר מפתחותיהם נמצאים בידי שניים מעובדי הרשות.
מעטפת מכרז שתגיע באיחור תוחזר לשולח בלא לפתוח אותה, מעטפה שנשלחה בדואר רשום בארץ או חו"ל – יהא תאריך קבלתה ברשות כתאריך חותמת הדואר בישראל.

3. פתיחת תיבת המכרזים ורישום המסמכים
שבוע עד שבועיים לאחר תום המועד האחרון להגשת מסמכי המכרז, תיפתח תיבת המכרזים. תפרסם הוועדה על מועד ומקום פתיחת תיבת המכרזים ויזמין בה כל אדם להיות נוכח בפתיחת התיבה וברישום במסמכים.
בעת פתיחת התיבה חייבים להיות נוכחים חבר הוועדה, שקבעה לכך הוועדה ו 2 עובדי הרשות שהוסמכו לכך ע"י ראש הרשות. רצוי שיהיה נוכח בפתיחה גם נציג לשכת היועץ המשפטי, כדי לוודא שתהליך רגיש זה יתנהל ע"פ כל דרישות החוק.

א. מספור המעטפות במספר סידורי:
בשלב הוצאת המעטפות מן התיבה יסומנו כל המעטפות הסגורות במספר סידורי. במידה ונדרשו להפקיד מעטפות נפרדות לתנאים מקדימים ייפתחו קודם כל מעטפות אלו כאשר רק המציעים אשר עמדו בתנאים מקדימים יעברו לשלב השני שהוא פתיחת המעטפות עם ההצעות.
ב. פרוטוקול:
בפרוטוקול אשר נרשם בשני העתקים יירשמו הנוכחים, מספר המעטפות שהיו בתיבה. לאחר פתיחת המעטפות יירשמו הפרטים הבאים –

* שמות המשתתפים המכרז.
* הסכום הכולל של כל אחד ממסמכי המכרז.
* מספר הגיליונות שהוצאו מכל מעטפת מכרז וממעטפת האומדן.

4. בדיקת מסמכי המציעים
העתקים של כל המסמכים ושל כל ההצעות, יימסרו לקבלת חוות דעת של מומחה אשר נקבע ע"י הוועדה.

א. איתור ליקויים בהצעות ותיקונם :

* טעות חשבונית בתום לב – במידה ונתגלתה טעות חשבונית או אי התאמת מספרים והועדה השתכנעה כי טעות זו מקורה בתום לב יכולה לתקן את הטעות והתיקון ירשם בפרוטוקול.
* פרטים חסרים – פרטים חסרים או מפרטים שאינם ברורים בתום לב, או כל בירור אחר לצורך החלטה בהתאם לתקנות רשאית הוועדה להזמין את בעל ההצעה לבירור פרטים או השלמת החסר. פרטי הברור ירשמו בפרוטוקול.

ב. איסור ניהול משא ומתן:
מעבר לברור פרטים והשלמתם, הועדה אינה רשאית לנהל משא ומתן עם משתתף המכרז בטרם נקבע זוכה במכרז.
ג. פסילת מסמכים במכרז:

* הולכת שולל – במידה ויש יסוד להאמין כי בעל ההצעה ניסה להוליך שולל את הוועדה, יכולה הוועדה להחליט שלא לדון במסמכי המכרז שלו אך קודם כל עליה לאפשר לו להביא טענותיו לפניה.
* אי סבירות מוחלטת – באם החליטה הוועדה כי אין ההצעה סבירה כלל, בשל הבנה מוטעית, הנחות בלתי נכונות או מחירים בלתי סבירים רשאית הוועדה לא לדון עוד במסמכי המכרז שהוגשו.
* חריגה מוחלטת מהכללים – במידה והוגשו המכרזים שלא בהתאם לתקנות או לתנאי המכרז או שצורפה להם הסתייגות עקרונית או שינוי יסודי – המסמכים פסולים.

5. המלצת הועדה
לאחר תהליך הבדיקה והעיון בחוות דעתו של מומחה ושל יועץ משפטי, יירשמו כל הסכומים המופיעים במסמכי המכרז ומתוכם תיקבע ההצעה הזולה ביותר והיקרה ביותר.

* סבירות בהשוואה לאומדן – הוועדה בד"כ תמליץ על ההצעה הזולה ביותר ובלבד שהמחירים הוגנים וסבירים בהשוואה לאומדן שהוכן מבעוד מועד ע"י יו"ר הועדה.
* תועלת הציבור – לוועדה סמכות שלא לקבל דווקא את ההצעה הזולה/הגבוהה ביותר. הוועדה רשאית לערב בשיקוליה גם שיקולים נוספים מלבד מחיר כגון טיב העבודה או הטובין, לוח זמנים והעדפת תועלת הציבור. שיקוליה ונימוקיה יירשמו בפרוטרוט בפרוטוקול.
* העדפה לתוצרת הארץ – הוועדה צריכה לתת עדיפות לרכישת טובין מתוצרת הארץ כל עוד מחיריהם אינם גבוהים ב – 15% ממחירי הטובין המיובאים והם עונים על דרישות המזמין מבחינת טיב וכדומה.
* חוסר יכולת ביצוע – לוועדה יש אפשרות להחליט לא לקבל את ההצעה הטובה ביותר במידה והתרשמה כי הינו חסר ניסיון או חסר יכולת.
* הצעה בודדת – במידה והוגשה רק הצעה אחת והוועדה החליטה להמליץ עליה, הוועדה מחויבת לנמק את שיקוליה בפרוטוקול.
* דחיית כל ההצעות – הוועדה רשאית שלא להמליץ על כל הצעה שהיא, אך עליה לרשום בפרוטוקול את הנימוקים להחלטתה.

6. החלטת ראש הרשות והמועצה
ראש הרשות והמועצה רשאי לאחר עיון בהמלצת ועדת המכרזים לא לאשר את החלטתה. הוא ירשום את הנימוקים להחלטתו ויביאם לידיעת המועצה בישיבתה הקרובה. ראש הרשות רשאי לאשר הצעה שהייתה לפני וועדת המכרזים ולא אושרה ע"י הוועדה כאשר החלטתו מותנית באישור המועצה.

7. התקשרות ללא מכרז
הרשות רשאית להתקשר בחוזה ללא מכרז באחת מן המקרים הבאים:

* לא הוגשה כל הצעה למכרז.
* הוגשה רק הצעה אחת אשר לא הומלצה ע"י הוועדה
* הוועדה החליטה שלא להמליץ על שום הצעה.
* מועצת הרשות החליטה לדחות את הצעת ראש הרשות ולאשר הצעה אשר הוגשה אך לא הומלצה ע"י הוועדה.

8. רשות עיון בהחלטת הוועדה
לאחר קבלת ההחלטה הסופית של הוועדה, רשאי כל משתתף במכרז לעיין בהחלטתה הסופית של הוועדה ובהצעת הזוכה במכרז.

9. ביטול המכרז ופרסום מכרז אחר
הרשות רשאית לבטל מכרז באם הנ"ל אושר ע"י ועדת המכרזים וראש הרשות. אין לפרסם מכרז אחר במידה ואין שוני מהותי בין המכרז שבוטל לבין המכרז האחר, אלא אם כן מדובר במכרז אשר לא הוגשה לו כל הצעה או שנדונה הצעה יחידה והודעה לא המליצה עליה או שלדעת הוועדה נשתנו הנסיבות שגרמו להחלטה על ביטול מכרז קודם.

הועדה מונה 3 חברים.

חברי הועדה

מר מאיר אבוטבול.............................יו"ר הועדה

מר יוסף ורמן..................................חבר ועדה

מר משה דרעי...............................חבר ועדה

מר דני אביסרור.............................רכז ועדה